Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der Rechnungseingangs-Lösung von ELO lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Alle relevanten Rechnungsdaten, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag inkl. kompletter Einzelpositionen, werden erkannt und entsprechenden Plausibilitätsprüfungen unterzogen. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten und automatisch im revisionssicheren Archiv ablegen.

Optimale Steuerung dank Workflows

Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen elektronischen und standardisierbaren Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilung weitergeleitet und entsprechend freigegeben. Ein Standard für die Zukunft: ELO unterstützt ZUGFeRD Mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde im Juni ein neuer Standard für elektronische Rechnungen in Unternehmen und Behörden veröffentlicht. Beteiligt waren das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, das Bundesministerium des Innern und der BITKOM.

Das noch unverbindliche Datenmodell erlaubt es, elektronische Rechnungen einfacher, schneller und sicherer digital zu bearbeiten. Organisationen werden somit von der Papierflut entlastet und können effizienter arbeiten. Interessant ist das neue Datenformat speziell für den Mittelstand. Technisch nutzt ZUGFeRD das Trägerformat PDF/A-3 als sogenannten Container. Darin werden strukturierte XML-Daten eingebunden. In diesen XML-Dateien sind alle für den steuerrechtlich korrekten Umgang mit einer Rechnung vorgeschriebenen Informationen hinterlegt. Diese lassen sich mit Hilfe der ELO ECM-Systeme ver- und auch entschlüsseln sowie in alle relevanten Kanäle, wie zum Beispiel ERP-Systeme, weiterleiten.

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor ist eine Anwendung zur intelligenten automatischen Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System trainiert und lernt dabei selbstständig sowohl Struktur als auch Erkennungsmerkmale anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten als Lernmenge. Anschließend ist die Anwendung in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und mit sehr hoher Genauigkeit klassenbezogen dem richtigen Geschäftsprozess zuzuordnen. Dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle lässt sich ELO DocXtractor sehr schnell an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Dabei kapseln Smartblocks abgeschlossene Funktionsblöcke wie Tabellenerfassung, Bestellzuordnung oder Zahlungsbedingung. Diese können dann für jeden Kunden individuell aktiviert werden.

Die Vorteile: Einfache Nutzung, transparente Dokumentation und schlanke Mandantenkonfiguration. So erkennt ELO DocXtractor z. B. bei einem eingehenden Dokument, ob es sich um eine Bestellung oder eine Rechnung handelt und extrahiert die jeweils benötigten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder einzelne Rechnungspositionen automatisch. Handelt es sich um eine Rechnung, überprüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheininformationen im ERP-System vorliegen. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank nachzuführen. Auch erkennt und erfasst ELO DocXtractor handschriftliche Ergänzungen auf maschinengedruckten Belegen.